Số hóa doanh nghiệp: bắt đầu từ đâu, và theo thứ tự nào

Phần lớn dự án số hóa thất bại vì một lý do đơn giản: chúng bắt đầu từ một công cụ. Ai đó xem một buổi trình diễn, công cụ trông ổn, thế là mua, và sáu tháng sau nó được hai người trên mười hai dùng ở mức mười phần trăm.

Đó không phải vấn đề phần mềm. Đó là vấn đề thứ tự. Số hóa một doanh nghiệp không phải danh sách mua sắm, mà là một chuỗi: có một việc phải làm trước, và làm nó thứ hai tốn kém hơn nhiều so với làm nó đầu tiên.

Đây là chuỗi đó, mỗi bước thật sự tốn bao nhiêu, và cách nhận ra bước đang là của bạn hôm nay.

Vì sao phần lớn dự án thất bại

Người ta bắt đầu từ công cụ

Phản xạ tự nhiên là đi tìm «phần mềm phù hợp». Đó là làm ngược, vì một công cụ không giải quyết vấn đề: nó tăng tốc một quy trình. Nếu quy trình chưa được mô tả, công cụ chỉ tăng tốc sự lộn xộn.

Phép thử rất đơn giản. Nếu bạn không thể nói trong ba câu công cụ mới sẽ xóa bỏ điều gì khỏi ngày làm việc của bạn, bạn chưa sẵn sàng để chọn nó.

Người ta số hóa một quy trình hỏng

Sai lầm thứ hai tốn kém hơn. Một quy trình khập khiễng trên giấy, sau khi được lập trình, trở thành một quy trình khập khiễng, đắt đỏ và cứng nhắc. Tệ hơn, nó trở nên khó sửa, vì sửa nó giờ đây cần một báo giá.

Trước khi số hóa bất cứ thứ gì, phải biết bước đó có đáng tồn tại hay không. Nhiều dự án thành công bắt đầu bằng việc xóa bỏ một khâu phê duyệt hoặc một biểu mẫu, chứ không phải tự động hóa nó.

Thứ tự duy nhất đứng vững

Trước hết là thứ ngốn giờ của bạn

Hãy bắt đầu ở nơi đội của bạn tốn nhiều thời gian nhất để làm việc mà máy làm tốt hơn. Nhập lại dữ liệu, sao chép giữa hai công cụ, nhắc nhở thủ công, làm lại những báo giá y hệt nhau.

Việc này có một lợi thế quyết định: hiệu quả đo được theo tuần, và nó tài trợ cho những việc sau. Nó cũng kéo cả đội về phía bạn, điều đáng giá hơn mọi lập luận.

Sau đó là thứ làm bạn mất khách

Khi đã có thời gian, hãy lo cái làm bạn mất việc: một trang web không nói rõ bạn làm gì, một biểu mẫu chẳng đi tới đâu, một báo giá gửi muộn ba ngày, một sự vắng mặt hoàn toàn trong kết quả tìm kiếm.

Đây là bước sinh lời nhất, nhưng nó đứng thứ hai vì một lý do thực tế: không có thời gian được giải phóng ở bước trước, bạn sẽ chẳng có ai để xử lý số yêu cầu tăng thêm.

Cuối cùng là thứ sẽ sinh lời ngày mai

Dữ liệu sạch, bảng theo dõi, công cụ riêng cho nghiệp vụ. Khối thứ ba này có tiềm năng tốt nhất và thời điểm tệ nhất: làm quá sớm, nó tạo ra những bảng biểu không ai xem, vì dữ liệu nuôi chúng vẫn được gõ bằng tay.

Bước 1: cho thấy bạn làm gì

Mặt tiền đứng trước tất cả về thứ tự hiện diện, nhưng đứng sau thời gian về thứ tự thực thi. Cái bạn cần ở đây không phải một trang web đẹp, mà một trang web trả lời trong ba mươi giây ba câu hỏi: bạn làm gì, cho ai, và liên hệ thế nào.

Hai quyết định chi phối ngân sách. Thứ nhất là tham vọng thiết kế và số trang, mà chúng tôi đã bóc từng khoản trong bài viết về ngân sách một website. Thứ hai là công nghệ, thứ chủ yếu quyết định trang web tốn của bạn bao nhiêu mỗi kỳ và chuyện gì xảy ra ngày bạn muốn đổi: đó là chủ đề của bài so sánh WordPress, no-code và làm riêng.

Bước 2: được tìm thấy

Một trang web không ai tìm ra chỉ là tờ rơi. Khả năng được tìm thấy dựa trên ba thứ: những trang trả lời đúng điều người ta thật sự gõ, một hồ sơ doanh nghiệp được cập nhật nếu khách của bạn ở gần, và tốc độ hiển thị tử tế.

Công việc này đã đổi bản chất từ khi các cỗ máy trả lời tóm tắt web: được xếp hạng không còn đủ, phải trích dẫn được, nghĩa là đọc được mà không cần chạy mã và rõ ràng về điều mình khẳng định. Điều đó thay đổi những gì trên thực tế, chúng tôi trình bày trong bài viết về tìm kiếm và trí tuệ nhân tạo.

Bước 3: thôi nhập lại dữ liệu

Đây là việc sinh lời lặng lẽ nhất, vì nó không xuất hiện trên bất kỳ hóa đơn nào. Mỗi thông tin gõ hai lần là một lỗi đang được chuẩn bị và nửa giờ mất đi mỗi tuần cho mỗi người.

Hãy bắt đầu từ lối đi đông nhất trong nhà bạn: yêu cầu trở thành báo giá, báo giá trở thành hóa đơn, hóa đơn trở thành bút toán. Chỉ tự động hóa lối đi ấy thôi thường giải phóng một ngày mỗi tháng cho mỗi người liên quan. Phương pháp đầy đủ và những việc sinh lời đầu tiên nằm trong bài viết về tự động hóa.

Thật sự tốn bao nhiêu, theo từng bước

Ngân sách khởi đầu

Nó dao động rất mạnh và được thương lượng trên phạm vi, không phải trên đơn giá ngày công. Một lời khuyên đúng cho cả ba bước: luôn hỏi giá của bản giải quyết vấn đề hôm nay, chứ không phải bản đầy đủ. Chênh lệch thường gấp ba, và bản đơn giản dạy bạn biết mình thật sự cần gì.

Chi phí quay lại mỗi tháng

Đây là khoản bị quên và là khoản quyết định tất cả sau hai năm. Chỗ đặt web, giấy phép, thuê bao theo người dùng, bảo trì, và thời gian ai đó bên bạn bỏ ra để mọi thứ chạy được.

Trước khi ký, hãy cộng cho ba năm. Một dự án rẻ hơn khi mua và đắt hơn mỗi tháng là chuyện thường gặp, và cuối cùng nó tốn của bạn nhiều hơn.

Những dấu hiệu đã đến lúc

Bạn từ chối việc vì thiếu thời gian

Dấu hiệu rõ nhất và đắt nhất, vì nó chẳng hiện ra ở đâu. Nếu bạn từ chối yêu cầu trong khi vẫn còn lời, vấn đề của bạn không phải thương mại mà là vận hành.

Đối thủ xuất hiện còn bạn thì không

Hãy gõ điều khách của bạn sẽ gõ. Nếu bạn không có mặt ở đâu cả và ba đối thủ chiếm trọn trang, mỗi tháng bạn đang trả tiền cho một sự vắng mặt, bằng những khách chưa từng biết bạn tồn tại.

Dữ liệu của bạn sống trong bảng tính

Một bảng tính dùng chung là khởi đầu tuyệt vời và một hệ thống rất tệ. Khi nhiều người phụ thuộc vào nó, không ai biết bản nào là bản chuẩn, và một lỗi dán không ai nhận ra, thì bạn đã vượt quá sức chứa của nó.

Bạn không biết khách đến từ đâu

Nếu bạn không nói được bao nhiêu phần công việc đến từ truyền miệng, từ tìm kiếm hay từ nơi khác, bạn đang đầu tư trong bóng tối. Đây là việc rẻ nhất trong tất cả và là một trong những việc sinh lời nhất.

Những sai lầm tốn kém nhất

Khởi động tất cả cùng lúc. Ba việc làm song song hiếm khi kết thúc; làm nối tiếp, chúng tài trợ lẫn nhau.

Mua trước khi mô tả. Không công cụ nào bù được một quy trình chưa viết ra. Một trang giấy là đủ, nhưng nó phải tồn tại.

Bỏ qua đội sẽ dùng công cụ. Sự đồng thuận không thể ra lệnh. Những dự án trụ được là những dự án mà người khổ nhất vì vấn đề đã tự chọn giải pháp.

Nhầm giá với chi phí. Báo giá thấp nhất thường là đắt nhất trong ba năm, vì nó không gồm bảo trì lẫn bàn giao.

Không đo gì trước đó. Không có con số giờ đang mất hôm nay, bạn sẽ không bao giờ biết dự án có hiệu quả không, và không thể biện minh cho dự án tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

Có phải làm tất cả cùng lúc không?

Không, và đó là lời khuyên hay nhất trong bài này. Một việc xong và được dùng đáng giá hơn ba việc dở dang. Chuỗi này tồn tại chính là để mỗi bước trả tiền cho bước sau.

Phải tính bao nhiêu thời gian?

Vài tuần cho một tự động hóa có trọng tâm, hai tới ba tháng cho một mặt tiền tử tế, và sáu tới mười hai tháng để thấy khả năng được tìm thấy ổn định lại. Hãy nghi ngờ mọi lời hứa làm xong cái thứ ba trong vài tuần.

Có thể bắt đầu mà không có ngân sách không?

Có, bằng bước ít nhìn thấy nhất: mô tả quy trình và đo xem thời gian đi đâu. Việc đó không tốn gì, nó quyết định tất cả phần còn lại, và nó giúp bạn khỏi mua nhầm.

Nên thuê đơn vị ngoài hay tuyển người?

Tuyển người là hợp lý khi nhu cầu thường xuyên và đủ rộng. Với một việc có giới hạn rõ, một đơn vị bên ngoài rẻ hơn và nhanh hơn, miễn là họ bàn giao mã nguồn và các quyền truy cập cho bạn. Hãy yêu cầu ghi điều khoản ấy trước khi ký.

Tuần này bắt đầu từ đâu

Ba việc, theo thứ tự này, và việc đầu tiên không tốn đồng nào.

Trong một tuần, không thay đổi gì cả, hãy ghi lại những đầu việc lặp đi lặp lại của đội bạn và thời gian chúng chiếm. Bản ghi ấy, dù chỉ áng chừng, sẽ tự chỉ ra việc đầu tiên của bạn, và sau này làm mốc so sánh. Sau đó hãy gõ vào công cụ tìm kiếm điều mà một khách chưa biết bạn sẽ gõ, và xem ai xuất hiện ở chỗ đáng lẽ là của bạn. Cuối cùng hãy chọn đúng một việc, việc có hiệu quả nhanh nhất, và để hai việc kia lại sau.

Nếu bạn muốn một cái nhìn từ bên ngoài cho danh sách đó trước khi cam kết bất cứ điều gì, đó chính là việc chúng tôi làm trong phần đồng hành chuyển đổi số: xác lập thứ tự, tính chi phí từng bước, và nói cho bạn biết bước nào bạn chưa cần phải trả tiền lúc này.